Guardou nota, guia e declaração do seu CNPJ, mas não sabe até quando precisa manter isso arquivado? O prazo não é o mesmo pra todo documento — e jogar fora cedo demais pode custar caro numa fiscalização.
Por que existe prazo de guarda
Documentos fiscais e contábeis servem de prova em caso de fiscalização, processo trabalhista ou disputa com terceiros. Enquanto o prazo legal não vence, a Receita, o INSS ou a Justiça do Trabalho podem exigir que você apresente o documento — e não ter o arquivo é pior do que ter um dado incorreto.
Os prazos mais comuns
- Documentos fiscais (notas, guias de impostos): em regra, 5 anos — o mesmo prazo decadencial que a Receita tem pra cobrar tributo não pago.
- Documentos trabalhistas (folha, recibos, guias de FGTS/INSS): até 30 anos em alguns casos, por causa do prazo pra reclamar direitos trabalhistas relacionados a FGTS.
- Contrato social e alterações contratuais: prazo indeterminado — são documentos que comprovam a própria existência e histórico da empresa.
- Livros contábeis (Livro Diário, Razão): também 5 anos como regra geral, mas convém manter por mais tempo quando há processo em aberto.
Não sabe se pode descartar um documento antigo do seu CNPJ?
Manda pra gente o tipo de documento e a competência — a equipe confere o prazo de guarda certo antes de você jogar fora.
💬 Falar com o JuniorFísico ou digital, o que vale
A guarda digital tem o mesmo valor jurídico da física, desde que o arquivo seja íntegro e legível — é por isso que nota fiscal eletrônica, guia emitida em PDF e declaração transmitida já nascem no formato aceito. Vale manter cópia de segurança fora do computador do dia a dia, porque perder o arquivo por pane técnica não isenta a empresa de apresentar o documento se for cobrada.
O risco de descartar cedo demais
Se a Receita abrir uma fiscalização e pedir um documento que já foi descartado antes do prazo vencer, o ônus da prova fica com a empresa — na prática, o fisco pode presumir a situação mais desfavorável ao contribuinte quando falta comprovação. Guardar por mais tempo do que o mínimo nunca é problema; guardar por menos, é.
✔ Benefício de cliente Garcia: a equipe já guarda digitalmente as notas, guias e declarações da sua empresa pelo prazo legal — você não precisa vasculhar e-mail antigo nem se preocupar em perder documento.
Teste grátis: 20 notas ou 30 dias
Crie sua conta sem cartão de crédito e emita as primeiras notas hoje. Depois, planos a partir de R$ 29,90/mês — e cliente da contabilidade Garcia paga metade. ⭐ 5,0 no Google (124 avaliações).
🎁 Começar o teste grátis